新型コロナウイルス感染症の流行により、多くの企業でオンライン会議やテレワークを導入するなど働き方が大きく変わりました。

2022年6月のニュースでは、NTTが2022年7月から国内の3万人の社員を原則テレワークとし、勤務地を自宅にするということが発表され話題になりました。

参考：NTT、居住地は全国自由に　国内3万人を原則テレワーク

テレワークを導入する際によく活用されるのが、YouTube動画です。今までは紙媒体で行っていたマニュアルや営業の資料などをYouTube動画としてアップロードし会社内で共有することができます。

この記事では、企業でYouTube動画を社内利用する際の方法、注意点について解説していきます。

YouTube動画を社内利用する際は「限定公開」にする

企業が社内利用する目的は、大きく分けて以下の3つが考えられます。

• 新入社員の研修
• 動画でマニュアル作成を行う
• 講演会など社内イベント開催時の映像の共有

大企業の場合は全国の複数の場所に拠点があることが多いため、社員全員に直接情報を伝えることが難しくなります。そのため、YouTube動画を活用することで効率的に社員に情報を共有することができます。

その際、通常通りYouTubeにアップロードすると、会社の秘密情報を不特定多数の人に知られてしまうことになります。会社の守秘義務を守りながら効率よく情報共有できる便利な機能が「限定公開」です。

YouTubeの「通常公開」と「限定公開」の違い

「通常公開」とは、投稿したYouTube動画を世界中の視聴者が自由に視聴できる状態です。通常公開にする場合は、広告をつけることで視聴者数に応じて広告費用を稼ぐこともできます。

一方、「限定公開」とは選択した特定の相手のみに動画を公開している状態です。動画のURLを知っている人だけがYouTube動画を視聴することができるため、共有範囲を制限することができます。

例えば、会社のグループラインなどに動画のURL情報を共有するなどして活用することで、社内での情報共有を効率的に行うことができます。

YouTube動画を社内利用するメリット

YouTube動画を社内利用することで文字や画像よりもわかりやすく社員に情報を共有することができます。

また拡散力も高く、URL情報さえ取得すれば何度も繰り返してみることができるので、何度も説明する必要がなく効率的ですよね。そのため、属人的な研修制度がなくなり、社員に一定の研修を受講させることができます。

以下では、企業側から見たメリットと社員側から見たメリットを解説します。

企業側のメリット

社内でYouTube動画を利用することで大きく3つのメリットが考えられます。

コスト削減

紙媒体によってマニュアルや営業の資料などを作成する場合、印刷コストが大きくかかります。また、会議を場所を借りて行う場合はレンタル費用もかかります。

一方、インターネット上で会社全体でYouTube動画を共有することによって先述したような印刷費、場所代などの費用を大きく削減することができます。特に大企業の場合は社員が多く莫大な印刷費用がかかるため、その費用を削減できることは会社にとって大きなメリットになるのではないでしょうか。

業務の効率化を図れる

YouTube動画は1度撮影すれば、社内全体に拡散・共有するだけで、時間や場所にとらわれず何度も動画を視聴することができます。そのため同じ内容を何度も説明したり、会議のたびに人を集めるということがなくなり業務効率が上がります。

共通認識を容易に持てる

社員全員に発信する内容が共通しているため、理解の仕方などにズレが生じないことです。「○○さんはこのように説明していたが、他の人は違う説明の仕方をしているためどっちが正しいのかわからない」など社員同士での理解のずれが生じることはないため、業務のミスなども減らすことができます。

会社全体で共通認識を持っておくことは、どの企業においても重要なことです。

以上が企業側のメリットになります。

社員側のメリット

次に社員側のメリットを紹介します。

紙媒体に比べて内容がわかりやすい

動画にすることで重要な部分や細かい部分など伝え方に強弱をつけることができるため、内容が頭に入りやすくなります。

実際に、1分間の動画には文字に換算すると180万文字分の情報量があるといわれており、多くの情報を伝えるための効率的な方法として注目度が高まっています。

参考：文字の5000倍！？映像の持つ圧倒的な情報量とは

場所や時間に囚われず視聴できる

場所や時間にとらわれずに何度も動画を視聴することができるため、YouTube動画を社内利用する際、URL情報さえ知っていれば見たいときにいつでも動画を視聴し、見逃した点や理解できなかった部分は何度も繰り返して確認することができます。

伝えられる情報が全体で統一できる

これは先述した企業側のメリット同様となります。認識している情報にズレが生じないため、社員同士で仕事の話が通じやすくなります。

YouTube動画の社内利用が役立つ事例

YouTube動画を社内利用する目的を3つ先述しましたが、ここでは具体的にどんな場面で役に立っているのかを紹介します。

企業理念や社長のメッセージの共有

YouTube動画で社長のメッセージなどを配信し表情や話し方の強弱が感じられることで、社長の思いがしっかり伝わります。また、動画配信は企業理念を社員全体に浸透させる手段としても有効です。

社内研修

特に全国にオフィスを構える大企業の場合は社員の研修目的のために複数の場所で会場を設置し、何回かに分けて行う必要があります。また会場のレンタル費用や社員の移動費などのコストがかかるほか、スケジュール調整も行わなければなりません。

社内研修をYouTube動画で配信することで、先述したようなコストが削減できるだけでなく、場所や時間にとらわれずに視聴することができます。例えば、配信日に休暇中の社員も後から同じ動画を再生することができるためとても便利です。

業務マニュアル

様々な分野の企業で作成される業務マニュアルの多くは、文章や図などによって説明されていますが、文章や図だけでは何が重要ポイントなのかがわかりにくく、同じ会社の社員の中でも認識のずれが生じてしまいます。

しかし、業務マニュアルを動画で配信することで何が重要ポイントであるのかを理解しやすくなり、社員全体で共通の認識ができるようになります。

不明な点があっても何度も動画を繰り返し見ることができるため、業務の効率も上がることが期待されます。

限定公開を利用する時の注意点

限定公開は社内の情報を効率的に共有する上で便利な機能ですが、社外に情報が漏れてしまうことを防ぐために注意しなければいけないこともあります。

社外の情報が漏洩してしまうケースとして以下の3つが考えられます。

• ブログなどに限定公開のはずの動画が埋め込まれていた
• 動画のURL情報が第三者に知られてしまった
• 公開設定されている再生リストに限定公開の動画を追加した

上記の3つ全てに注意が必要です。

1つ目の場合、会社のブログ内にURL情報が載せられていなくてもその動画が添付されていると、誰でもその動画からアクセスし再生・視聴することが可能になります。URL情報だけでなく、その動画自体も第三者が閲覧できる場所などには載せないようにしましょう。

3つ目の場合は、限定公開の動画であっても公開されているリストにいれることで通常動画と同様に誰でも自由に再生・視聴することができるようになります。

おすすめサービスを2つ紹介

社内で情報漏洩の防止を徹底していても、ちょっとしたミスを起こす可能性があります。

そのようなミスを完全に防ぐためにおすすめのサービスを2つ紹介します。

おすすめサービス1.Google Workspace組織内限定配信

「Google Workspace組織内限定配信」では、事前に作成しておいた組織グループ内のみでYouTube動画の共有ができるサービスです。新入社員研修やマニュアルなどの大切な資料を安心して社内全体に効率よく共有することができるため、おすすめです。

以下では、Google Workspace組織内限定配信サービスの利用方法について解説します。

まず最初にGoogle Workspaceサービスに加入する必要があります。

投稿したYouTube動画を会社のグループ内で共有する場合は、特定のアカウントのみで再生・視聴ができるようにするために以下の設定を行います。

1. Google WorkspaceのアカウントからYouTube Studioでログインする
2. 共有したい動画をYouTubeにアップロードする
3. 動画の詳細設定で動画を非公開の状態にする
4. 3．と同じ画面で「限定公開」設定にする
5. 「他のユーザーと共有」画面で共有先を選ぶ

また、社長の講演会などをライブ配信という形で共有することもあるかと思います。

ライブ配信を行う際は、「YouTube Live Dashboard」を利用して以下の設定を事前に行う必要があります。

1. YouTubeの「ライブ配信を開始」から配信するデバイスを選び、ライブ配信を有効化する
2. 「詳細設定」から「基本情報の共有」をクリックする
3. 「他のユーザーと共有」画面で共有先を選び、共有する

おすすめサービス2.millvi

 「millvi」も会社のサイトやシステムに動画を利用する場合に活用できるサービスです。

動画配信に必要な機能を十分に備えたクラウド型の動画配信プラットフォームです。

APIとの連携など外部システム連携機能も充実しているため、アップロードした動画の閲覧状況など分析結果も見ることができます。

以下の手順でサービスが利用できます。

1. 公式サイトの問い合わせフォームから利用したい旨を伝える（公式サイト：https://millvi.jp/）
2. 利用目的や他に希望することなどを相談する
3. 見積もり（月額は5万円～10万円程度）
4. 契約
5. サービスの利用開始

セキュリティも強化されており、ログインID・パスワードの入力による閲覧制限のほか、より安全に情報共有を行うために、会社で導入することをおすすめします。

どちらのサービスも専門的知識がなくても簡単に導入することができるのでおすすめです。

YouTube動画を社内利用する際のポイント

社内でYouTube動画を効果的に活用する上で、覚えておきたいポイントがあります。

それは、YouTube動画を利用する目的や意図を配信する前に明確化しておくことです。

社内でYouTube動画を利用する際は、まず初めにその目的や意図を明確にしておくことをおすすめします。例えば、社員同士で認識のズレがあることを解消したい、文章で書かれている広報を読んでいる社員が少ないため動画で配信することで閲覧数を上げたいなどです。

現時点でどんな課題があり動画配信することによってどういう効果が期待できるのかを具体的に示していきましょう。

その目的を会社全体で共有しておくことで、見る側も「動画のほうがわかりやすい」と感じるのではないでしょうか。

まとめ

ここまでYouTube動画の社内利用のメリット、注意点、活用する上でのポイントについて細かく　紹介しました。

従来は、紙媒体による資料作成や会場をレンタルして会議を行うことが一般的でしたが、新型コロナウイルス流行以降、急速にテレワーク、オンライン会議、動画配信などの導入が急速に進みました。それ以降はオンラインシステムの導入が効率的であるという認識が増え、現在では社会全体で働き方そのものが変化しました。

そのシステムの1つがYouTube動画の社内利用です。マニュアルや会議をYouTube動画で配信することにより、業務が効率化するだけでなく様々なコストが削減できたり、会社全体でさらに共通の認識ができるようになりました。セキュリティサービスを利用することでより安全に社内で利用することができるのでおすすめです。

まだYouTube動画配信を始めていない企業は、早めに活用することをおすすめします。

弊社では制作業務のほかに、市場リサーチや企画、撮影などYouTubeチャンネルを育てるための幅広い業務を扱っていますので、興味ある方はぜひお気軽にお問い合わせください！

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この記事を書いた人

赤石勇太郎

赤石勇太郎：株式会社tegy の代表取締役。
世界を熱狂させる会社を創るため、日々奮闘している。
モットーは「挑戦を楽しむ！」
趣味は山登り、キャンプ、音楽フェス。